Una lista di controllo per preparare riunioni efficaci
In un articolo pubblicato dallo staff della Harvard Business Review si sottolinea l’importanza della preparazione per poter svolgere una riunione efficace e produttiva.
Con il senso pratico che contraddistingue gli Americani, propongono una semplice lista di controllo delle cose da fare prima della riunione:
1. Identifica lo scopo della riunione
2. Assicurati che la riunione sia davvero necessaria
3. Sviluppa un’agenda preliminare della riunione
4. Seleziona i partecipanti (quelli giusti) e assegna i ruoli
5. Decidi dove e quando tenere la riunione
6. Verifica la disponibilità dello spazio
7. Assicurati di inviare gli inviti
8. Dai seguito con inviti di persona, se appropriato
9. Manda l’agenda preliminare della riunione ai partecipanti chiave
10. Assicurati di inviare le richieste che richiedono una preparazione anticipata
11. Scegli il processo decisionale che verrà utilizzato (voto di maggioranza, consenso del gruppo, scelta del leader)
12. Identifica, organizza e controlla gli strumenti necessari
13. Finalizza l’agenda e distribuiscila a tutti i partecipanti
14. Verifica che tutti i partecipanti chiave partecipino alla riunione e conoscano i propri ruoli
15. Preparati (griglia della presentazione, opuscoli stampati, etc)
1. Identifica lo scopo della riunione
È di fondamentale importanza avere sempre chiaro lo scopo di qualsiasi azione.
Quando lo scopo non è chiaro, si finisce per navigare a vista e non raggiungerlo.
Cosa vuoi ottenere?
- Potresti aver bisogno di fare il punto della situazione, magari rispetto a un progetto, capire cosa è stato fatto e cosa rimane da fare.
- Risolvere un problema.
- Raccogliere e/o comunicare dati.
- Prendere una decisione.
- Sviluppare un nuovo progetto.
- Informare o motivare, e così via.
Lo scopo dell’incontro andrà a condizionare la pianificazione dell’incontro stesso in tutti i suoi aspetti. Ad esempio, se vuoi motivare il tuo team, magari sceglierai una location diversa dalla sala riunioni in ufficio.
2. Assicurati che la riunione sia davvero necessaria
Evita, per quanto possibile, di svolgere una riunione con scopi molteplici.
Non indire una riunione se non hai il tempo di prepararla.
La riunione non è lo strumento migliore quando hai a che fare con un argomento delicato o un problema individuale che meriterebbe di essere risolto in incontri one to one, o quando è necessario sollecitare una serie di pareri individuali.
3. Sviluppa un’agenda preliminare della riunione
Definisci un programma di massima e la sequenza degli argomenti.
Dichiara il tempo necessario per poterli sviluppare adeguatamente.
Prepara una breve introduzione:
- Cosa faremo oggi
- Perché lo faremo: lo scopo, i vantaggi per tutti
- Come lo faremo; le regole
- Come lo applicheremo nella pratica, dove ci porterà.
4. Seleziona i partecipanti (quelli giusti) e assegna i ruoli
Chi può aiutarti a realizzare l’obiettivo?
- Chi è coinvolto dal risultato dell’incontro?
- Chi conosce l’argomento in questione?
- Chi partecipa al progetto?
- Chi ha bisogno di essere informato per poter svolgere il proprio lavoro?
- Chi è necessario per poter realizzare le decisioni prese?
Tieni presente che, in linea di principio, per il problem solving è bene avere un numero massimo di circa 8 partecipanti, mentre per un brain storming potrai tranquillamente averne 18/20.
Se vuoi fornire informazioni o motivare, invita quante più persone il buon senso suggerisce, tenendo presente che il tempo è denaro e sii consapevole degli effetti a cascata che la riunione può avere sul tempo delle persone in tutta l’organizzazione. Invita solo le persone che devono assolutamente essere lì.
Tieni presente che assegnare ruoli e compiti specifici da svolgere potrebbe aumentare concentrazione e impegno.
Ad esempio:
- un “facilitatore” guida la discussione, assicurandosi che tutti i lati della questione siano sollevati;
- chi trascrive cattura idee chiave e decisioni, distribuisce note (cosa che facilita la partecipazione delle persone timide);
- chi tiene il timing fa in modo che il confronto tra le persone progredisca in modo efficiente;
- un collaboratore mantiene la discussione vivace;
- un esperto condivide conoscenza su questioni particolari. Potresti chiedere all’esperto di partecipare solo ad una
- parte della riunione mantenendo il loro contributo focalizzato.
5. Decidi dove e quando tenere la riunione
Lo spazio dell’incontro consente di impostare il tono.
Vuoi che il tuo incontro sia informale e intimo?
Scegli una piccola stanza e disponi le sedie in cerchio.
Formale e rigorosa?
Una sala conferenze probabilmente funzionerà meglio.
I partecipanti parteciperanno virtualmente?
Assicurati che il tuo equipaggiamento permetta a tutti di ascoltare, partecipare, o vedere la gente in sala (se si utilizza video conferenza).
6. Verifica la disponibilità dello spazio
Dipende un po’ dal tuo ruolo in azienda, ma quante volte ti è capitato di prenotare una sala riunioni per poi trovarla occupata? E se non fosse mai capitato a te, capita?
7. Assicurati di inviare gli inviti
Sull’ovvio, a volte, si scivola!
8. Dai seguito con inviti di persona, se appropriato
Ad alcune persone non si possono inviare inviti solo via mail. Meglio dare importanza.
9. Manda l’agenda preliminare della riunione ai partecipanti chiave
Assicurati che i partecipanti più importanti conoscano lo scopo della riunione e l’agenda di massima, in modo da poter condividere, collaborare e prepararsi. Rendili protagonisti e portali dalla tua parte.
10. Assicurati di inviare le richieste che richiedono una preparazione anticipata
Invia tutti i rapporti, le anteprime o le richieste di materiali che possono richiedere preparazione da parte dei partecipanti
Invia qualsiasi anteprima uno o due giorni prima della riunione e fai capire ai partecipanti che sono tenuti a rivedere i materiali prima del loro arrivo. Inoltre, sii pronto a mettere in evidenza i punti salienti della riunione per coloro che non hanno avuto il tempo di prepararsi.
11. Scegli il processo decisionale che verrà utilizzato (voto di maggioranza, consenso del gruppo, scelta del leader)
Scegli un metodo decisionale per assicurarti che il meeting si concluda con un risultato chiaro.
La maggioranza voto permette ad ogni voce di essere ascoltata ed è generalmente vista come una fiera, ma sii consapevole che può essere difficile per alcuni dichiarare pubblicamente il proprio parere.
Il consenso del gruppo permette ai partecipanti di condividere le loro competenze e aumenta la possibilità di buy-in da tutte le parti.
La scelta del leader è di solito il metodo più veloce, quindi è più appropriato in una crisi. Il rischio è che alcune idee rimangano inascoltate. Di conseguenza, potrebbe essere necessario lavorare di più per portare gli scettici a bordo.
12. Identifica, organizza, e testa le attrezzature necessarie
Decidi se usare strumenti di collaborazione/produttività (come GoogleDocs, un servizio di condivisione dello schermo, o un dispositivo di registrazione audio) durante la riunione.
Conferma e verifica lo spazio di incontro e imposta o verifica qualsiasi attrezzatura necessaria prima del tempo.
Questo passaggio sembra un gioco da ragazzi, ma a volte è difficile trovare il tempo per i dettagli logistici.
Se sei in difficoltà, chiedi l’aiuto di un collega che ha utilizzato l’apparecchiatura prima (o arruola un rappresentante dei servizi IT).
13. Finalizza l’agenda e distribuiscila a tutti i partecipanti
Se l’ordine del giorno è cambiato, distribuisci la versione finale ai partecipanti. Assicurati di essere pronto a guidare la discussione per ogni punto dell’ordine del giorno e assicurati di avere assegnato gli argomenti ai partecipanti appropriati.
14. Verifica che tutti i partecipanti chiave partecipino alla riunione e conoscano i propri ruoli
Check-in con le persone che non hanno risposto al tuo invito o che hanno bisogno di essere in sala, in modo da avere una riunione produttiva. Se hai assegnato i ruoli, verifica che i partecipanti capiscano le parti che giocheranno.
15. Preparati (griglia della presentazione, opuscoli stampati, etc)
Hai elaborato e praticato la presentazione, volantini stampati, e curato altri dettagli dell’ultimo minuto?
Il lavoro di preparazione aumenterà la tua fiducia e ti consentirà di guidare un meeting di successo.
Paola Velati