Uno studio è un organismo vivo, con un cervello che organizza e un cuore che pulsa e spinge l’energia dove serve per far muovere il tutto.

Sappiamo tutti di chi, di quale ruolo assolve queste due funzioni… ma se avessi ancora dei dubbi, aiutami a rispondere a qualche domanda.

  • Chi è la prima persona che si incontra quando si entra nello studio di un professionista?
  • A chi si chiedono informazioni consigli pratico prima o dopo la visita?
  • Chi tratta gli aspetti economico/amministrativi con i pazienti e con i collaboratori?
  • Chi fissa gli appuntamenti futuri e richiama per spostarli, riprogrammati, confermarli?
  • Chi gestisce le agende di tutto il personale?
  • Chi, quando prende un giorno di ferie, fa tremare le ginocchia a tutto lo staff
  • Chi si prende “gli accidenti” dei pazienti quando lo studio ritarda un lavoro, un appuntamento o altro?

La risposta a tutte queste domande è semplice e una sola:

La segretaria

Parliamo di ragazze e signore, il più delle volte senza istruzione specifica, che vengono proiettate in uno dei ruoli più difficili e critici dello studio.

Spesso, quasi sempre, è la segretaria a parlare di soldi, sempre lei è quella che si prende le urla dei pazienti per ritardi o problemi, sempre la segretaria è la persona che insegue i pazienti che non pagano, quelli che non si presentano agli appuntamenti ed è, nella maggior parte dei casi, la prima ad arrivare e l’ultima ad andare via.

Cambi di mondo

Ultimamente, nella mia attività di business coaching, sto notando una nuova tendenza, prendere segretarie che abbiano già lavorato presso altri tipi di professionisti, notai, avvocati e così via, e proiettarle nel mirabolante mondo dell’odontoiatria, dove i clienti si chiamano pazienti, dove si parla di salute e non cause civili o penali, dove la gente arriva in studio che sta male e cerca un aiuto per stare meglio.

Non è esattamente la stessa cosa e queste fantastiche signore e signorine fanno del loro meglio, ci provano sul serio a diventare un punto di riferimento per lo staff e la pazientela… purtroppo spesso con risultati “perfettibili”.

Una risposta: la formazione

Formiamo le ASO, formiamo gli igienisti, formiamo, tanto, i medici ma alle segretarie non pensa mai nessuno… poi ci si stupisce di turnover, malcontento e di studi che “non girano”.

La segretaria di uno studio odontoiatrico ha delle prerogative uniche, deve saper essere gentile e ferma, precisa e umana, commerciale e “infermiera”, dipendente e mamma, deve saper “proteggere” lo staff clinico dai pazienti e viceversa, deve conoscere le procedure amministrative, quelle commerciali, quelle cliniche, quelle dei fornitori e tutti i vizi, le manie e le idiosincrasie di dottori e pazienti.

Prova ad analizzare con attenzione quanto di ciò che fai, e di ciò che incassi, passa attraverso la tua segretaria…

Davvero, io conosco tante bravissime segretarie e qui, pubblicamente faccio a loro i complimenti per l’ottimo, straordinario, lavoro che svolgono ogni giorno.

A tutte le altre auguro di trovare titolari abbastanza illuminati da capire l’importanza del ruolo che ricoprite così da aiutarvi a crescere, facendovi formare nelle abilità che il vostro ruolo comporta:

Tutto questo, ve lo posso garantire perché l’ho visto con i miei occhi, renderà la vita dello studio, dei pazienti, dei medici e la vostra molto, molto più semplice.