Durante il periodo del Covid 19 i lavoratori americani che lavorano da casa sono passati dal 31% al 65%, molti di questi, stando alle previsioni più diffuse, non torneranno a lavorare in ufficio. Proprio in questo passaggio è individuabile il più grande quesito dei leader e dei manager in questo periodo: smart work o torniamo tutti in ufficio?

Questa situazione pone nuove sfide e quesiti importanti per tutte le persone deputate a guidare questi smart worker.

Abbiamo trovato un’interessante ricerca della società di consulenza Gallup che ha analizzato i criteri attraverso i quali leader e manager possano decidere quale strada intraprendere tra smart e office work.

Analizza la tua organizzazione

Il primo consiglio è quello di evitare che il driver delle tue decisione come leader sia esclusivamente il mantenimento dei costi.

Le considerazioni finanziare, per quanto importanti, non possono essere l’unico fattore che determini le strategie di un’organizzazione, la cultura aziendale deve assolutamente essere presa in considerazione.

Le domande da farsi rispetto all’adozione dello smart working in relazione alla cultura aziendale sono:

  • Coerenza: la nostra decisione è allineata alla nostra cultura?
  • Chiarezza: c’è un piano nascosto o poco chiaro dietro la decisione?
  • Autenticità: La nostra logica è credibile?

Per completare questo paragrafo, è necessario anche tenere presente l’effetto che il lavoro da remoto possa avere sulla customer experience essendo anche i clienti parte integrante del “sistema azienda”.

Analizza il ruolo

Non tutti i ruoli all’interno di un’organizzazione si prestano a poter essere eseguiti da remoto quindi, prima di prendere una decisione a riguardo, si possono tenere in considerazione tre criteri:

  1. I dipendenti possono svolgere le proprie funzioni al di fuori del luogo di lavoro?
  2. La maggior parte delle attività e dei processi del ruolo sono ben definiti?
  3. Il ruolo richiede un lavoro altamente interdipendente da altri ruoli?

Possiamo anche creare uno schema di riferimenti partendo da questi criteri:

Necessità di attenzione Ottimale
I doveri devono essere eseguiti in un luogo di lavoro in loco. Alcuni compiti potrebbero essere in grado di essere eseguiti in un luogo fuori sede. È possibile eseguire la maggior parte o tutti i compiti in un luogo fuori sede.
Le attività e i processi del lavoro non sono ben definiti. Le attività e i processi di lavoro hanno una certa definizione. Le attività e i processi lavorativi sono ben definiti.
Il ruolo richiede un lavoro altamente interdipendente. Il ruolo richiede un lavoro interdipendente. Il ruolo non richiede molto lavoro interdipendente.

Prendiamo per esempio un analista: il suo lavoro può non avere compiti o scadenze chiaramente definiti e il suo ruolo richiedere attività fortemente interdipendenti dal lavoro e dagli input di altri partner.

Far lavorare da remoto il nostro analista costringerà il suo leader a una maggiore attenzione rispetto alle attività di feedback, coaching e verifica delle condizioni del lavoratore.

Analizza la squadra

Se è vero, e lo è, che questo periodo di difficoltà ha creato una forte coesione tra le persone, che le videochat hanno portato i colleghi nelle nostre case, che il sentimento condiviso di paura verso il futuro ci ha portato a fare gruppo più che mai…

È anche vero che il lavoro da remoto può ledere la produttività di un team in maniera considerevole, in condizioni di normalità e non di emergenza globale.

Per valutare i team che meglio potrebbero sostenere questa sfida ci sono quattro parametri da considerare:

  1. Interdipendenza dei membri del team.
  2. Dinamica dei contributi dei membri del team: quali ruoli possono causare colli di bottiglia?
  3. Coinvolgimento del team: quali strumenti hai, come leader, per sostenere e motivare un gruppo da remoto?
  4. Fiducia.

Sebbene possa sembrare paradossale, è stato dimostrato che i team ben gestisti, con una leadership forte ed efficace, capace di coinvolgere e dare feedback costante, hanno un tasso di coinvolgimento più alto di quelli che condividono lo spazio di lavoro fisico.

Analizza la persona

Sono quattro le considerazioni da fare su ciascun membro del tuo team prima di decidere se è meglio che lavori da remoto o in loco:

  1. Prontezza e comfort: questa persona è a proprio agio con i protocolli e le precauzioni che l’organizzazione sta implementando? Quali sono i problemi di salute e sicurezza dell’individuo – per se stessi e i loro familiari?
  2. Circostanze: quali sono le esigenze personali di questa persona riguardo all’assistenza all’infanzia, all’assistenza agli anziani o alle responsabilità per la cura dei familiari malati? Che tipo di trasporto è richiesto alla persona per tornare a lavorare in ufficio? La persona ha uno spazio ben definito a casa adatto per lavori da remoto a lungo termine?
  3. Prestazioni: come si è comportato questo individuo prima e dopo il passaggio al lavoro a casa? Tracciare e supportare le performance basse può essere più difficile a distanza.
  4. Punti di forza: anche se un ruolo si allinea bene con il lavoro remoto, è importante considerare che le persone hanno talenti diversi e, quindi, modi diversi per ottenere lo stesso risultato. Alcune persone lavorano in remoto con un alto grado di successo nonostante interventi minimi. Altri possono avere lo stesso ruolo, ma si comportano meglio con le interazioni e la struttura del lavoro in loco.

Conclusione

Qual è quindi la risposta alla domanda: smart work o torniamo tutti in ufficio?

Come nella maggior parte dei casi non esiste una risposta valida per tutti, tutto sta nella capacità di guida del leader e del management e nella coerenza delle loro scelte nei confronti del “sistema azienda” che rappresentano, del team che guidano e delle persone che li seguono.